Anche se il webinar è uno strumento diffuso, si fa ancora molta confusione sulle sue specificità. In questo post tutto quello che c’è da saper sul webinar.

Definizione di webinar

Webinar è la contrazione comunemente utilizzata del sostantivo web-seminar. Si tratta quindi di un seminario online, con uno o più relatori e partecipanti collegati in diretta. Rientrano all’interno della definizione di webinar non solo i seminari, ma tutti quegli eventi diffusi via internet con finalità formative: riunioni, workshop, convegni, conferenze, training. Oggi i migliori software webinar consentono una fedele replica telematica delle interazioni che potrebbero avvenire in un meeting in presenza. Gli utenti collegati da remoto possono quindi partecipare alle sessioni educative, non solo con la fruizione dei contenuti, ma anche interagendo in audio e video con relatori e partecipanti. I webinar possono essere gratuiti o a pagamento; in genere è richiesta una preiscrizione che fornisce alla mail dell’utente un codice per “entrare” al seminario on line. In Italia, soprattutto in ambiente accademico, si può talvolta sentire chiamare il webinar “teleseminario” o “webinario”. Webinar resta comunque il neologismo più utilizzato e conosciuto, quello di uso più comune, ed è una delle parole chiave più ricercate su Google quando il settore di interesse è la formazione online. È importante segnalare la differenza tra webinar, videoconferenza o evento streaming. Nel webinar, come detto prima, l’intenzione è di condividere sessioni educative con interazione e coinvolgimento della platea. La videoconferenza indica invece finalità più generiche e non sempre di tipo formativo. L’evento streaming, infine, permette la visione da remoto agli utenti tramite una connessione telematica, ma gli strumenti di partecipazione sono modesti o addirittura nessuno.

In passato si poteva accedere ai webinar solamente da pc, ma oggi, con la rapida diffusione delle connessioni in mobilità, è possibile, con talune applicazioni partecipare a un webinar anche da tablet, smartphone o smartwatch.

 Finalità del webinar

Le finalità del webinar sono sempre di tipo formativo, o relative alla condivisione di conoscenza.

La finalità di un webinar, o di una serie di webinar, può assolvere a varie funzioni: formative, professionali, di presentazione, di aggiornamento, di condivisione di medotologie di lavoro.

In tal senso l’uso dei webinar si va sempre di più diffondendo di pari passo a d alcune tendenze in atto nella società:

• necessità di una formazione continua (long life learning);
• desiderio di abbattere i costi della formazione;
• possibilità di far accedere alla formazione utenti troppo distanti dalla sede formativa;
• diffusione di vaste categorie di professionisti classificabili come lavoratori della conoscenza (knowledge worker);
• in campo aziendale, opportunità di condividere con tempestività aggiornamenti strategici i mercati aziendali dinamici e competitivi.

Caratteristiche di un webinar

Nel tempo si sono formalizzate alcune specificità che caratterizzano il webinar e lo distinguono da applicazioni simili. Eccone alcune:

• Condivisione di presentazioni in cui le immagini vengono presentate al pubblico con strumenti di evidenziazione utilizzati per coinvolgere il pubblico mentre il relatore argomenta il contenuto del Powerpoint (o del Keynote).
• Condivisione di contenuti audio e video mediante webcam del pc o videocamera digitale, o attraverso file multimediali.
• Comunicazione audio in tempo reale attraverso il computer tramite l’utilizzo di cuffie e altoparlanti.
• Funzionalità di registrazione: l’evento formativo viene registrato per la visualizzazione o la distribuzione successiva.
• Condivisione di file per lavorare tutti insieme su un documento.
• Chat di testo per le domande e successive risposte, limitate alle persone collegate al webinar. La chat di testo, in genere può essere pubblica (a tutti i partecipanti) o privata (tra 2 partecipanti).
• Sondaggi e questionari che consentono al docente / relatore di distribuire alla platea domande con risposte a scelta multipla.
• Condivisione dello schermo / condivisione desktop / condivisione di applicazioni, in cui i partecipanti possono visualizzare qualsiasi cosa il presentatore abbia mostrato sullo schermo.

Storia del webinar

I primi software di videoconferenza, assimilabili alle funzioni di un webinar contemporaneo nascono nel 1990. In quell’anno un’applicazione chiamata CU-SeeMe, viene utilizzata per collegare scuole selezionate negli Stati Uniti d’America in comunicazioni in tempo reale all’interno del progetto sperimentale Global Schoolhouse di Global SchoolNet. 5 anni dopo PictureTel ha creato LiveShare Plus come un prodotto di collaborazione di dati di uso generale per i personal computer basati su Windows. Il software ha permesso la condivisione di applicazioni, il controllo utente di un PC remoto, l’evidenziazione di una presentazione condivisa, il trasferimento di file e la messaggistica di testo. Nel 1996, Microsoft ha annunciato NetMeeting come componente incluso in Internet Explorer 3.0. All’epoca Microsoft ha dichiarato NetMeeting “il primo client di comunicazione in tempo reale del Internet che include il supporto per gli standard internazionali di conferenze e fornisce vere funzionalità di condivisione e conferenza delle applicazioni multiutente”. Un anno dopo debutta Auditorium di PlaceWare il software che consentiva ad una o più persone di fornire una presentazione interattiva, online, multimediale tramite il Web a centinaia o migliaia di partecipanti contemporanei; auditorio prevedeva anche annotazione live sulle immagini di diapositive, sondaggi in tempo reale del pubblico, questionari e chat interna. Il prodotto si evolve l’anno dopo e viene chiamato PlaceWare 2.0 Conference Center, e consentiva di ospitare fino a 1000 partecipanti in una sessione online.

Nel 1998 copyright per il termine WEBinar (con le prime tre lettere maiuscole) è stato registrato nel 1998 da Eric R. Korb ed è stato riassegnato, in seguito, a InterCall.] La registrazione del marchio è stata annullata nel 2007. Learn.com ha presentato una richiesta per il termine “webinar” senza segnalazioni sul tipo di font o sulla formattazione, nel 2006, ma è stata successivamente abbandonata. Oggi il termine webinar è utilizzato genericamente e non è soggetto a copyright.

Possibili applicazioni

La trasformazione digitale della società ha diffuso capillarmente la possibilità di accedere a Internet e la dimestichezza con pc, tablet, smartphone. Questo ha influito immensamente anche sulla diffusione del webinar. Organizzare un webinar oggi è alla portata della maggior parte delle persone, così come iscriversi a un webinar e parteciparvi.

Le applicazioni del webinar riguardano ovviamente l’ambito accademico e quindi, università. enti di formazione, scuole. Ma con sempre maggior frequenza i webinar sono diffusi anche in altri ambiti per:

• formare o aggiornare i collaboratori dell’azienda
• formare o aggiornare il board di direzione
• formare, aggiornare o incentivare reti vendita e agenzie diffuse sul territorio
• formazione obbligatoria degli ordini professionali
• formazione obbligatoria norme di sicurezza dei collaboratori (Conferenza Stato-Regioni del 21 dicembre 2011)
• creazione e diffusione dell’employer branding (cultura aziendale) di un’azienda.
• effettuare marketing test o presentazioni a target mirati (con la possibilità, ad esempio, di analizzare i dati di tracciamento su chi ha visto, chi ha interagito, ha espresso preferenze in sondaggi e questionari).

In tutti questi ambiti organizzare un webinar permette di ridurre drasticamente tempi e costi della formazione e di ottenere dati di tracciamento sulla frequenza del webinar e sulla sua efficacia. Il webinar, inoltre offre la possibilità di diffondere un contenuto formativo con grande tempestività e capillarità, rispondendo quindi alle esigenze di velocità dei flussi d’informazione caratteristici della società contemporanea.

 Perché funziona

Il webinar è uno strumento di grande efficacia perché assolve a molti dei requisiti che la digital transformation impone. I webinar sono un modo di comunicare veloce e tecnologico, possono essere seguiti ovunque, sono economici da realizzare, fanno risparmiare tempo e costi di spostamento alla platea. Le migliori applicazioni per webinar offrono una completa interazione con il pubblico il che migliora il coinvolgimento e l’attenzione dei discenti. Tanto per fare qualche esempio, oggi in un webinar realizzato con Teleskill Live Webinar per classe virtuale si possono condividere e modificare file online in tempo reale, inviare chat e domande al relatore, collegare molti video (webcam o sale convegni), registrare con la possibilità di scegliere il lay-out. Sono tutti accorgimenti incredibilmente utili sul piano dell’efficacia e dell’engagement dei discenti che assolvono alla funzione principale della formazione online: rendere protagonista il discente dell’intero progetto formativo.

Come creare un webinar efficace

Come detto nel paragrafo procedente, il discente deve essere protagonista del progetto formativo. Questo assioma non è per nulla scontato nella formazione tradizionale, ma dev’essere una linea guida imprescencindibile nella formazione online, per evitare l’abbandono del progetto formativo, come spesso accade in ambito MOOC(Massive Online Open Course) e per evitare distrazioni da parte dello studente, in un’epoca caratterizzata da continue interruzioni e notifiche, tanto da essere classificata come “società della distrazione”, secondo il sociologo Matthew Ingram.

Nell’organizzazione di un webinar il contenuto della sessione va quindi creato pensando in modo specifico all’utenza e, se necessario, adattando ad essa toni e linguaggi della comunicazione.

Questo vale per tutti i relatori, per cui, se si è in più di un relatore, occorre supervisionare gli speech di tutti i docenti e “amalgamare” i diversi stili.

È importante curare la velocità degli speech; la soglia di attenzione cala in meno di 2 minuti; relazioni di 15 minuti, ad esempio, sono quindi eccessive per lo strumento del webinar.

Meglio non improvvisare e, se c’è il tempo, fare delle “prove generali” del webinar per valutare connessione, qualità dell’audio e del video, effettivo caricamento delle presentazioni e tutti gli altri dettagli; nulla va lasciato al caso se si desidera un webinar di successo.

Durante il webinar, nelle premesse, è opportuno perdere qualche momento per raccontare l’applicazione del webinar e gli strumenti ai partecipanti; non è detto che tutti sappiano di poter intervenire in audio o video, o utilizzare le chat, o gli altri strumenti.

Cercare di coinvolgere i partecipanti è fondamentale. Ciò può essere fatto con l’inserimento di questionari a risposte chiuse (sì, no, non so) oppure invitandoli a dare dei feed back in chat o con la distribuzione di sondaggi di gradimento.

A fine speech offrite dei “punti di ancoraggio” delle metafora che sedimenti nella memoria dei partecipanti.

Infine, un’ultima considerazione sulla soluzione di videoconferenza / webinar da utilizzare. Ne esistono di vario genere, le migliori in Italia sono state riassunte in un recente articolo di una testata di settore, ma quello che è importante considerare è il rapporto tra investimento e qualità del webinar. Una soluzione gratuita può non essere la più adatta se avete bisogno di specifiche particolari; soluzioni a pagamento come Teleskill Live Webinar vi permettono di concentrarvi sui contenuti senza dover essere esperti di nient’altro.

 Il futuro del webinar

Data la grande diffusione dell’e-learning e della formazione online, è logico prevedere un ulteriore ampliamento della fascia di utenza dei webinar. Aumenteranno però le richieste di piena interazione con le piattaforme LMS, gli strumenti di validazione della frequenza come il riconoscimento biometrico. Vale la pena soffermarsi su quest’ultima funzione perché, soprattutto in azienda, è importante avere piena certezza che chi usufruisce del webinar sia davvero il dipendente prescelto. In Teleskill Live Webinar il riconoscimento biometrico è già disponibile, proprio per offrire il massimo grado di certezza dell’identità dei discenti.

Teleskill Webinar e le specifiche a uso formativo

Teleskill Live Webinar è l’applicativo creato da Teleskill specificatamente per webinar con finalità formative. Con Teleskill Live Webinar per classe virtuale è possibile una piena interazione del pubblico con chi conduce il webinar, utilizzando quindi domande in diretta, polling, sondaggi in tempo reale, condivisione di questionari, oltre alla funzione di chat tra i partecipanti. Teleskill Live Webinar si posiziona oggi come uno degli applicativi webinar più potenti e versatili del settore. Può collegare centinaia di utenti connessi da pc, smartphone, tablet, senza necessità di installare il software sui dispositivi. Tutte le istruzioni e i menù sono in italiano, ma sono disponibili in molte altre lingue. Il software permette inoltre di registrare l’evento, di tracciare i partecipanti e gli interventi, di condividere documenti e video. In sintesi, è lo strumento ideale per organizzare webinar manageriali, aziendali, marketing e incontri formativi virtuali. Il tutto con facilità, senza essere esperti in tecnologie informatiche.

Infatti, Teleskill Live Webinar è totalmente web based, è compatibile con qualsiasi browser e sistema operativo ed è dotato di funzioni specifiche per realizzare il miglior webinar che si possa immaginare:

• portale di gestione dedicato alla creazione dell’evento
• invio automatico ai partecipanti della mail di registrazione all’evento
• tracciamento degli utenti invitati, di coloro che si sono registrati e di quanti hanno partecipato all’evento
• funzione di registrazione dell’evento trasmesso.

Teleskill Live Webinar, inoltre è particolarmente indicato per la formazione “on the go”. Grazie a un’app gratuita, disponibile sui principali storie e sistemi operativi, è possibile partecipare a un webinar proprio come se si fosse alla stessa conferenza, di persona. Con l’app Teleskill Live Webinar per smartphone e tablet, anche collegandosi in mobilità, si replica in tutto e per tutto quello che si può fare in un convegno in presenza: porre domande dirette, intervenire come relatore aggiunto, distribuire documentazione, conoscere e dialogare con gli altri partecipanti.

Infine, con il riconoscimento biometrico, come anticipato, è possibile avere la certezza dell’identità del partecipante al webinar, e grazie a innovativi sistemi di tracciamento anche dati sul livello di attenzione e su momenti particolarmente interessanti per il discente.

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