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Assistenza al webinar. Perché serve sempre di più.

Pubblicato da Teleskill Italia | 31/Ott/2019

L’assistenza al webinar sta diventando uno strumento prezioso per la perfetta riuscita dell’evento, soprattutto per favorire il pieno raggiungimento degli obiettivi aziendali.

La formazione online continua a crescere e a conquistare nuovi settori di applicazione. Secondo una ricerca di Technavio il mercato crescerà del 9% annuo nel periodo 2019-2023. Nello studio, intitolato “Global Distance Learning Market by type and geography” si prevede un valore di 90 miliardi di dollari per i fornitori di corsi grazie alle attività di apprendimento in rete e formazione a distanza commissionate da organizzazioni pubbliche e private e università.

Il webinar assume un ruolo centrale in questo scenario, soprattutto per quei software come Teleskill live webinar, che hanno caratteristiche studiate appositamente per essere utilizzati come ambienti di apprendimento.

Il webinar viene oggi utilizzato con grande successo in ogni settore della società e ai fini più diversi da Aziende, Enti, Istituzioni, Associazioni; dai corsi in modalità blended learning proposti dagli Atenei e dai Dipartimenti ai training e ai corsi per l’upskilling aziendale, dal customer care al servizio post vendita.

Interattività, multimedialità, modularità e personalizzazione sono le caratteristiche principali del webinar che lo rendono uno strumento perfetto per la condivisione della conoscenza nella società digitale.

In questo contesto sempre più aziende e professionisti della formazione si rendono conto che, sebbene un webinar sia davvero semplice da organizzare e gestire, occorre qualche attenzione in più perché centri gli obiettivi, perché sia efficace, perché diventi una reale esperienza coinvolgente per gli utenti.

Perché accade tutto questo?

Perché spesso dimentichiamo che un webinar è una replica telematica (anche se oggi è molto più di questo) di un evento dal vivo; soffre quindi di tutte quelle criticità che possono inficiare un evento dal vivo:

  • Mancata organizzazione / logistica
  • Mancata organizzazione dei contenuti
  • Errori di comunicazione pre evento, durante e post evento
  • Mancato coinvolgimento del pubblico
  • Sporadicità dell’evento (bisogno di un piano editoriale)
  • Mancanza di coordinamento
  • Mancata analisi dei feed back (necessità di anallizzare i report).

Da questo breve elenco si comprende che l’assistenza e la consulenza prima durante e dopo un webinar è un elemento strategico per il pieno successo di tutta l’operazione. In questo campo Teleskill ha maturato una considerevole esperienza: Teleskill live webinarè un software proprietario ed è quindi molto più semplice per l’azienda proporlo e personalizzarlo proprio secondo le necessità del committente.

L’assistenza tecnica di un webinar si divide in 3 fasi:

  1. Attività Pre Webinar
  2. Attività durante il Webinar
  3. Attività Post Webinar

 

L’ Attività Pre Webinar è frutto di una precisa filosofia Teleskill che ci porta a credere che ogni progetto formativo va trattato in modo unico, personalizzato, con strategie e contenuti costruiti caso per caso.

Il consulente Teleskill inizia quindi a lavorare per gli obiettivi aziendali

del webinar già dai primi incontri con il cliente cercando di assisterlo in fasi decisive tra cui, ad esempio la scelta del format.

Infatti, un webinar per la formazione ha un format differente da uno destinato al marketing e alla vendita e ancora differente da un terzo dedicato al coaching, al counseling o all’assistenza post vendita. Sono tutti contesti differenti che richiedono “ambienti (o format)” differenti.

Riepilogando, questa fase prewebinar consiste in:

  • scelta del format del webinar;
  • individuazione del target utenti;
  • gestione della comunicazione, invio degli inviti e report periodici degli iscritti al webinar;
  • organizzazione una sala di test per verificare il collegamento dei partecipanti;
  • presa di contatto con il docente/relatore del webinar;
  • accreditamento e check informatico postazione del relatore, verifica (o co-creazione) del materiale didattico ai fini del webinar;
  • briefing pre-evento con il docente/relatore, indicazioni per pianificare e preparare l’evento attraverso la consulenza di un project manager dedicato al cliente-

 

L’Attività durante il Webinar offre servizi durante l’evento online:

  • apertura ed allestimento della stanza del webinar, caricamento del materiale, preparazione dei questionari, scelta del lay out, collegamento con il docente/relatore;
  • inizio diretta, gestione delle funzionalità del software, avvio registrazione;
  • monitoraggio dell’interazione via chat e supporto ai partecipanti collegati durante gli eventi;
  • gestione domande tecniche e problemi tecnici dei docenti/relatori (numero di assistenza dedicato).

Questa attività prevede un collaboratore Teleskill che durante e dopo il webinar fornisca tutti quei supporti a cui il relatore non può dedicarsi: ad esempio, la già citata gestione delle iscrizioni, la stanza virtuale assistita per provare la postazione degli utenti, supporto dell’organizzazione per la sala da cui si trasmette, supporto tecnico agli utenti tramite call center, gestione del setting hardware e tanti altri dettagli che contribuiscono a fare la differenza per la riuscita di un webinar.

La fase 3, infine è l’ Attività Post Webinar

In questa fase l’assistenza tecnica può configurarsi con l’editing della registrazione del webinar e la produzione di filmati esportabili del web seminar, la valutazione dei feedback ricevuti.

Teleskill live webinar, è già configurato per offrire il tracciamento delle attività dei partecipanti durante il webinar, in particolare con reportistica sulla partecipazione e sulle risposte ai questionari/sondaggi con possibilità di rilascio automatico degli attestati di partecipazione con crediti formativi.

Un ‘accortezza in più.

Sebbene non faccia specificatamente parte della gestione o dell’utilizzo del software, l’esperienza maturata nella creazione e gestione di webinar nei contesti più diversi ci portano a credere che il lato umano sia quello che maggiormente la tecnologia deve porre in primo piano. Teleskill dedica quindi tempo ed energia a formare i formatori. Teleskill live webinar funziona perfettamente, infatti, se anche il relatore contribuisce ad annullare la distanza e a catturare l’attenzione del pubblico. Per questo dedichiamo molto tempo al briefing con il relatore, o i relatori per abituarli alla sinteticità, a restare centrati (niente divagazioni), ad accorciare le distanze, anche lessicali (uso del “tu”), a essere divulgatori più che relatori, a essere sorprendenti e coinvolgenti. A volte si tratta proprio di operare in modo creativo sui contenuti del webinar, magari arricchendoli di filmati, o rendendoli più interattivi, grazie al servizio produzione contenuti multimediali.

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