I webinar sono sempre più utilizzati perché assolvono a molti dei requisiti che il ritmo frenetico delle giornate ci impone. Ecco come organizzarli in modo efficace.

I webinar sono un modo di comunicare veloce e tecnologico, possono essere seguiti ovunque, sono economici da realizzare, fanno risparmiare tempo e costi di spostamento alla platea. Alcuni inoltre come Teleskill Webinar, la nostra soluzione brevettata, permette una completa interazione con il pubblico, la realizzazione di sondaggi online, la registrazione dell’evento. Ma perché un webinar abbia successo, non bastano le opportunità offerte dall’innovazione. Ecco 7 consigli per un webinar con tutte le carte in regola.

1. Usare un database di e-mail in target

L’e-mail marketing è ancora il modo più giusto di promuovere un webinar. Ma in base all’argomento del webinar si può decidere di inviarlo a tutti o a parte del nostro indirizzario. Oggi che si ricevono sempre più e-mail e notifiche è davvero importante utilizzare solo i contatti che possano essere davvero interessati. Ad esempio se si tratta di un webinar che riguarda una Comunità di Pratica, è inutile estenderlo ad altri soggetti.

2. Mantenere il focus del webinar in ogni fase dell’evento

È meglio andare in profondità su un argomento piuttosto che sfiorare superficialmente tanti temi. Occorre tenere il target sempre interessato e coinvolto, e risulta più semplice se c’è davvero una nozione utile da condividere. Le soglie di attenzione tendono a scendere con rapidità dopo 10 minuti quindi occorre sensibilizzare tutti i relatori a sinteticità e rilevanza dei contenuti. Meglio quindi avere 2 accortezze: verificare la presentazione PPT del relatore con due settimane di anticipo per avere la possibilità di verificare il tema e chiedere una revisione, se necessario. Organizzare una “prova generale” con una settimana di anticipo, in cui i relatori potranno simulare il loro intervento. Ricordiamo che il webinar deve essere utile, interessante. È senz’altro uno strumento di marketing, ma non è uno spot di prodotti e servizi. Occorre concentrarsi sulla scaletta dell’evento avendo cura di offrire novità e consigli preziosi. Quando si pianifica un argomento con più relatori, occorre concordare con i relatori i punti chiave del webinar. L’obiettivo è dare valore al tempo di chi ci ascolta e fargli comprendere la qualità di ciò a cui sta partecipando.

3. Creare webinar interattivi al massimo

Le persone sono distratte da mille cose, quindi è utile che il webinar le coinvolga il più possibile. Proprio per questo abbiamo costruito Teleskill Webinar in modo da offrire la più ampia gamma di interazioni tra relatori e pubblico. Tanto per fare qualche esempio la nostra soluzione permette di condividere e modificare file online in tempo reale, inviare chat e domande al relatore, collegare molti video (webcam o sale convegni), registrare con la possibilità di scegliere il lay-out. Sono tutti accorgimenti incredibilmente utili sul piano dell’efficacia e della praticità. Per fare un ulteriore esempio, Teleskill Webinar, non richiede installazione, e questo permette ai relatori, ma soprattutto ai partecipanti di godersi l’evento senza dover apportare modifiche ai propri dispositivi.

4. Condividere sempre webinar di alta qualità

La qualità passa anche dal supporto tecnico offerto ai partecipanti. Nessuno vuole vedere o sentire videoconferenze difficili da seguire con audio o immagini sfocate, o disturbate. Meglio quindi verificare la connessione dei relatori almeno 30 minuti prima dell’evento. Sarà un tempo prezioso per verificare la rete, rispondere a tutte le domande tecniche dell’ultimo minuto, fare un sound check, ed eliminare le interruzioni di fondo come i telefoni cellulari.

5. Gratuito o a pagamento: questa scelta determina il successo del webinar

Le ricerche hanno evidenziato che c’è una certa diffidenza per webinar offerti gratuitamente, perché visti in chiave promozionale. Ovviamente, tutto dipende dal tema, non si può generalizzare, ma in genere si tende a dare più valore a un servizio che si paga. È chiaro che nel caso di webinar seriali è utile offrire sconti progressivi agli utenti più fedeli.

6. Non promuovere la serie di webinar come una “serie”

Anche se si è programmata una serie di webinar, è meglio non promuoverla come una serie. Promuovere ogni evento come un’occasione unica massimizza la partecipazione. Come nel direct marketing troppe possibilità di scelta possono confondere gli utenti o demotivarli. Alcuni poi possono sentirsi scoraggiati dal non poter seguire tutta la serie.

È meglio quindi offrire ogni webinar come singolo e in chiusura di videoconferenza lanciare il prossimo tema.

7. Offrire on-demand una versione registrata dell’evento

Come già accennato Teleskill Webinar permette la registrazione dell’evento. Questo aiuta i partecipanti perché hanno la possibilità di vedere il tutto con comodità e di condividere il link sui loro social o con i colleghi. Decidete in base al contenuto del webinar se la registrazione debba essere a pagamento oppure no. In genere se la library degli eventi è piuttosto ricca dimostra la qualità dell’offerta ed è più semplice determinare un prezzo.

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