Nel 2023 il webinar sarà ancora un sicuro protagonista del settore e-learning. In questo articolo 5 ispirazioni per rendere l’appuntamento formativo un evento atteso e seguito.

In un panorama caratterizzato dall’ibridazione della società lo strumento del webinar per la formazione sta riscuotendo un successo sempre crescente.

Le ragioni sono molteplici: la possibilità di collegare in un unico luogo virtuale utenti molto distanti, il vantaggio di una formazione sincrona, in diretta, l’evoluzione dei software che hanno migliorato gli strumenti per rendere coinvolgente, interattivo, partecipativo l’evento di formazione. Negli oltre 20 anni di attività Teleskill ha organizzato milioni di webinar. Una considerevole esperienza che ci consente oggi di evidenziare alcuni aspetti che possono rendere un webinar di successo in uno scenario come quello attuale.

Format del webinar

Il format è qualcosa che caratterizza da sempre un evento formativo, anche dal vivo. Una lezione in classe è differente da una lezione in Aula Magna, tanto per fare un esempio. Allo stesso modo, in un webinar gli elementi che lo compongono possono renderlo più adatto agli obiettivi che ci si propone: formazione, aggiornamento, training, motivazione forza vendita, customer care e altro ancora.

Facciamo il caso di un webinar per la formazione: in questo caso appare ovvio che il software preveda funzionalità specifiche per la formazione che consentano di replicare telematicamente gli elementi di un corso di formazione in aula. Quindi massima interazione docente – discente. In Teleskill Live Webinar questo può avvenire attraverso la funzione alzata di mano per intervenire in audio o in video e anche il tasto “sono d’accordo” / “non sono d’accordo” che simula il sì con la testa che un docente osserva durante la sua lezione “dal vivo”.

Altri elementi necessari sono quelli che rendono il webinar altamente collaborativo: condividere e visualizzare ogni genere di documento formativo, possibilità di lavorare tutti insieme su un documento, possibilità di lavorare per gruppi, suddivisi in stanze separate.

In Teleskill Live si può personalizzare il layout a seconda dei momenti della lezione live (presentazione, interazione, test, etc.)

È possibile inoltre:

• somministrare questionari multipli in diretta con accesso immediato ai risultati per un commento live da parte del docente
• essere integrato a una piattaforma e-learning in modo che i dati di risposta ai questionari si vadano a integrare nel percorso formativo insieme a quelli dei Learning object asincroni
• tracciare ogni genere di informazione, compreso il tempo netto di partecipazione, ovvero non da quando un utente si connette, ma da quando il docente avvia la lezione: ciò è possibile grazie al pulsante “inizia lezione”, che permette, come detto sopra, di tracciare la presenza netta al webinar, senza calcolare i tempi di attesa per l’inizio della lezione riportandoli, in seguito, nella piattaforma e-learning
• registrare la diretta, scegliendo il formato e cancellando quelle parti che non sono utili a una visione on-demand (chat/lista partecipanti/lista dei file/ etc.).

Servizi di assistenza al webinar

Per servizi di assistenza al webinar s’intendono tutte quelle attività, prima e dopo l’evento formativo, che permettono il pieno successo dell’iniziativa. In Teleskill c’è un team apposito di specialisti, Teleskill Training Angel, che si occupano di affiancare in ogni fase i formatori in modo da poter facilitare in tutto e per tutto lo svolgimento del webinar.

Queste attività si possono sintetizzare in 3 fasi distinte.

Attività pre- webinar.

Nei giorni precedenti al webinar si effettuano una serie di attività di grande importanza per la riuscita dell’evento:

• gestione delle iscrizioni dei partecipanti;
• report periodici degli iscritti, ove necessario;
• gestione e assistenza per le problematiche tecniche degli utenti remoti pre-evento;
• supporto per l’organizzazione della sala di trasmissione e della connettività internet;
• briefing pre-evento con i relatori con indicazioni strategiche per pianificare e preparare l’evento;
• test pre-evento delle attrezzature tecniche (fornite da terze parti).

Attività durante il webinar.

I servizi realizzati al momento del webinar riguardano una serie di aree, tutte rilevanti:

• monitoraggio dell’interazione via chat e supporto ai partecipanti collegati durante gli eventi;
• gestione domande e problemi tecnici, qualora si verifichino;
• configurazione del setting online e customizzazione delle stanze virtuali;
• valorizzazione del setting hardware con indicazioni per luci ed audio.
• gestione dell’agenda dell’evento online.
• ottimizzazione degli scambi tra relatore e partecipanti, o solo tra i partecipanti.
• gestione separata per i singoli relatori all’interno dell’evento.
• diffusione ai partecipanti di test o schede di sondaggio, tramite la piattaforma.

Attività post- webinar.

A evento concluso i servizi riguardano l’ottimizzazione dell’evento:

• produzione del video della registrazione in formato MP4
• realizzazione dell’editing della registrazione se richiesto
• invio di comunicazioni mirate di follow-up agli iscritti/partecipanti
• creazione di reportistica sulla partecipazione.

Formazione certificata

La formazione certificata risponde alla necessità di avere certezza della partecipazione della persona interessata e dei risultati formativi raggiunti.

La prima cosa che occorre è la verifica che l’utente abbia seguito il webinar. Oltre al pulsante che monitora il tempo netto di presenza in Teleskill Live Webinar è possibile anche avviare dei pop up periodici, o randomici, che consentono di capire se la persona segue ed è presente.

Occorre inoltre avere riscontro che l’utente abbia appreso una buona percentuale delle nozioni condivise attraverso compilazione di sondaggi, test, quiz, colloqui in diretta. Infine, se sono stati soddisfatti i due punti precedenti validare la formazione, anche verso terzi, magari estrapolando il report nei formati più compatibili con le necessità dell’azienda o dell’Ente di formazione.

Riutilizzo del webinar

Una volta effettuato il webinar è possibile utilizzare lo strumento di registrazione evoluta per trasformarlo in un contenuto di microlearning  o di formazione asincrona.

Durante un webinar, con Teleskill Live è molto semplice registrare la sessione in diretta con il tasto “Avvia registrazione”. Si tratta di una funzione incredibilmente utile sul piano dell’efficacia e della praticità, per generare clip video per la formazione asincrona, previo il caricamento in piattaforma e-learning o per  microlearning. Una volta effettuata la registrazione si può aggiungere il titolo del video, utile anche per semplificare l’eventuale ricerca in piattaforma e-learning, e scegliere il lay out della registrazione, mostrando solo le finestre utili per i tuoi obiettivi: slide o screen sharing o video, oltre all’audio video del docente.

Spettacolarizzazione del webinar

Nei casi in cui si voglia coinvolgere l’audience in modo più intenso si possono realizzare webinar che uniscano il linguaggio della formazione con quello televisivo. Sigle, scenari virtuali, animazioni 3D realizzate dal team di Teleskill Produzione Multimediale possono contribuire a rendere l’evento formativo meno “statico” e più coinvolgente e partecipativo. Gli anglosassoni hanno creato il termine edutainment per indicare un intrattenimento educativo, una forma di intrattenimento finalizzata sia a educare sia a divertire.

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