Quando lo smart working funziona davvero

Pubblicato da Teleskill Italia | 28/Apr/2016

L’evoluzione del concetto di lavoro a distanza (smart working) incontra i nuovi modelli proposti dal web 2.0. L’utente diventa sempre più centrale e protagonista della rete e questo si riflette anche sulla sua prestazione professionale che diventa accessibile anche fuori dall’ufficio, aperta, collaborativa, condivisibile. Mentre le distanze tra mondo digitale e modo reale si accorciano, quelle tra aziende e collaboratori si annullano grazie alle straordinarie potenzialità delle nuove tecnologie e delle piattaforme per le attività di smart working.

Nel lavoro e nelle professioni, mondo reale e mondo digitale non sono universi separati ma vasi comunicanti che scambiano e si modificano costantemente. Queste trasformazioni hanno favorito l’esigenza di diverse tipologie di smart working che oggi sono utilizzate in Italia da aziende multinazionali, ma anche da PMI.

Perché lo smart working funzioni davvero, occorre però creare legami virtuali tra impresa e collaboratori molto solidi: alcuni sono immateriali come fiducia, competenza, flessibilità. Altri attengono più specificatamente agli strumenti da porre in essere per lo svolgimento delle attività e devono essere funzionali alle tre condizioni necessarie per un lavoro collaborativo a distanza che sia produttivo per tutti:

semplicità
replica telematica
tracciabilità

In Teleskill abbiamo sviluppato una piattaforma “all-in” per smart working che soddisfa proprio questi requisiti. La semplicità prima di tutto, perché il lavoratore deve concentrarsi sul suo compito aziendale e non perdere tempo in complicate istruzioni o accreditamenti. Per questo alla piattaforma I dipendenti accedono in Single Sign, on in SSO, e da qualunque dispositivo gli utenti scelgano: il pc “fisso”, il portatile, un tablet o uno smartphone.

Altra condizione necessaria è la replica telematica. S’intende con questa definizione la possibilità di eseguire “a distanza” tutte le attività che si potrebbero svolgere “in presenza”, sul posto di lavoro. Nella piattaforma per smart working di Teleskill sono quindi presenti soluzioni digitali che permettono:

videochiamate, riunioni, o conferenze, con interazione completa tra i partecipanti in audio e video o in chat;
sessioni di lavoro collaborativo su documenti di qualunque tipo (ppt, xls, doc, odt. ecc);
condivisione di video, immagini e ogni altro documento digitale;
digital library, archivio digitale di documenti aziendali come presentazioni, brochure, dispense formative, video istituzionali;
strumenti per la formazione online, le comunità di pratica, l’apprendimento collaborativo, i webinars tematici;
WikiExperience, un’applicazione proprietaria, brevettata, per la condivisione di video autoprodotti su tips & tricks, best practice, consigli utili.

Il terzo segreto per uno smart working che funzioni davvero è la tracciabilità delle attività, cosa non sempre semplice se si utilizzano strumenti per smart working eterogenei o provenienti da più fornitori. La tracciabilità è un potente alleato della performance aziendale che offre vantaggi sia all’azienda, sia allo smart worker: il sistema di Performance Management integrato nella piattaforma permette all’impresa di ottenere feed back precisi sulle iniziative intraprese in modalità smart working e di programmare con più razionalità anche i prossimi passi, ma è utile anche al lavoratore perché lo aiuta a organizzare il proprio tempo in modo organizzato e a rendersi più autonomo riguardo alle task da portare avanti.

I criteri di semplicità, replica telematica e tracciabilità sono la “griglia” formale su cui i grandi vantaggi dello smart working diventano reali per tutti. Per l’azienda perché offrono la sicurezza che anche una gran massa di lavoratori a distanza procedano allineati con gli obiettivi prefissati; per gli smart worker perché ottimizzano il tempo che loro dedicano al lavoro ed eliminano quella sensazione di isolamento e distanza che, in alcuni casi, può manifestarsi. Ma soprattutto permettono di dare davvero valore al proprio tempo secondo la celebre frase di Gennady Barsky, il CEO JetSmarter: “Whether one is an entrepreneur or not, they need to make maximum use of their time.”