Con l’evolversi dello strumento webinar è diventata sempre più popolare la figura del Conference Manager. Vediamo chi è e di cosa si occupa.

Le aziende stanno sempre più adottando il webinar come strumento di formazione e condivisione di contenuti. Tutti sanno che il webinar offre numerosi vantaggi come la possibilità di tenere eventi formativi a distanza, risparmiando tempo e costi di viaggio per i partecipanti. Questo tipo di formazione sincrona si adatta perfettamente alle nuove tendenze dell’e-learning, come il microlearning e l’informal learning, offrendo l’opportunità di apprendere ovunque e in qualsiasi momento. Infatti, dopo l’evento, il webinar può essere trasformato in video o materiale formativo, fornendo un valore duraturo all’esperienza di apprendimento.

Naturalmente il successo di un webinar dipende da molti fattori che spesso sfuggono al controllo del relatore. Per questo motivo è diventata sempre più popolare la figura del Conference Manager che è un concreto, a volte, indispensabile aiuto alla perfetta riuscita di un webinar.

Cosa fa un Conference Manager in un webinar

Un Conference Manager in un webinar svolge un ruolo cruciale nell’organizzazione dell’evento. Si occupa delle attività pre-evento come la pianificazione, la verifica dei contenuti, la gestione della comunicazione e degli inviti.

Durante il webinar si occupa di gestire l’aspetto tecnico e collabora con il team di relatori e moderatori per assicurarsi che il contenuto sia accurato e coinvolgente. Durante il webinar, il Conference Manager monitora l’esperienza degli utenti e gestisce eventuali problemi tecnici. In generale, il lavoro del Conference Manager è quello di garantire che il webinar sia un’esperienza di apprendimento efficace e di successo per tutti i partecipanti.

Compiti del Conference Manager

Per entrare in un dettaglio maggiore potremmo suddividere l’attività del Conference Manager in 3 fasi:

1. Attività Pre Webinar
2. Attività durante il Webinar
3. Attività Post Webinar

Andremo adesso ad analizzarle per comprendere di quante differenti mansioni siano composte.

Attività pre Webinar

Concerne tutto quanto precede il webinar. In questa fase il Conference Manager si preoccuperà di analizzare gli obiettivi del webinar per valutare anche quale format utilizzare. Infatti, un webinar per la formazione ha un format differente da uno destinato al marketing o al post-vendita. Dalla nostra esperienza sappiamo che sono tutti contesti differenti che richiedono “ambienti” (o format) differenti.

Oltre alla scelta del format fanno parte di questa fase:

• consulenza per l’identificazione dei partecipanti al webinar;
• gestione della comunicazione, invio degli inviti e report periodici degli iscritti al webinar;
• organizzazione di una sala di test per verificare il collegamento dei partecipanti;
• presa di contatto con il docente/relatore del webinar;
• accreditamento e check informatico postazione del relatore, verifica (o co-creazione) del materiale didattico ai fini del webinar insieme al team di Teleskill Produzione Multimediale;
• briefing pre-evento con il docente/relatore, indicazioni per pianificare e preparare l’evento attraverso la consulenza di un project manager dedicato al cliente.

Attività durante il Webinar

Compiute tutte queste azioni e verifiche il Conference Manager ha un ruolo rilevantissimo durante il webinar. La sua presenza è preziosa per supportare i relatori nella gestione della stanza virtuale assistita per provare la postazione degli utenti, supporto dell’organizzazione per la sala da cui si trasmette, offrire supporto tecnico agli utenti tramite call center, gestione del setting hardware e tanti altri dettagli che contribuiscono a fare la differenza per la riuscita di un webinar. Volendo anche qui strutturare un elenco potremmo sintetizzarlo come segue:

• apertura ed allestimento della stanza del webinar, caricamento del materiale, preparazione dei questionari, scelta del lay out, collegamento con il docente/relatore;
• inizio diretta, gestione delle funzionalità del software, avvio registrazione;
• monitoraggio dell’interazione via chat e supporto ai partecipanti collegati durante gli eventi;
• gestione domande tecniche e problemi tecnici dei docenti/relatori (ad esempio con un numero di assistenza dedicato).

Attività Post Webinar

Dopo la conclusione del webinar il Conference Manager “tira le somme” di quanto accaduto e ottimizza l’evento formativo in modo che sia fruibile anche “oltre” la diretta. Abbiamo quindi l’editing della registrazione del webinar e la produzione di filmati esportabili del web seminar, ma anche la valutazione dei feedback ricevuti e la reportistica sulla partecipazione e sulle risposte ai questionari/sondaggi con possibilità di rilascio automatico degli attestati di partecipazione con crediti formativi.

Come si vede il ruolo del Conference Manager crea molte opportunità per rendere l’evento un successo, ma anche per creare quella necessaria relazione con tutti i partecipanti che ne sottolinea la cura, la precisione organizzativa, l’attenzione costante e a risolvere necessità ed imprevisti. Sono tutte caratteristiche che aggiungono valore al contenuto e che permettono che il webinar non sia un prodotto omogeneo a tanti altri, ma qualcosa di unico e perfettamente riconoscibile.

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