Il format personalizzabile è un potente strumento per segnalare i diversi momenti del webinar e migliorare partecipazione e coinvolgimento.

Oggi chi organizza un webinar deve confrontarsi principalmente con due tipi di difficoltà: mantenere l’attenzione delle persone e coinvolgerle nell’evento, cioè ottenere la loro partecipazione attiva. Questi aspetti possono sembrare due lati della stessa medaglia e sono il frutto dei cambiamenti epocali che stiamo vivendo: crescente digitalizzazione, iper connessione, continua richiesta della nostra attenzione (e quindi distrazione dal webinar) per via di notifiche, chat, telefono e altro ancora.

In questo articolo proveremo a definire alcune buone prassi che ci possono portare a migliorare l’efficacia dei nostri webinar con molta attenzione all’interfaccia grafica e al format.

Analizzare il contesto

Questa attività andrebbe svolta a monte del webinar. L’analisi comprende sia il contesto generale in cui l’utente si muove, caratterizzato da una mancanza di tempo per la formazione, attitudine alla distrazione e scarsa concentrazione, che il momento storico aziendale in cui siamo e come siamo percepiti dai nostri pubblici interni ed esterni. In alcuni casi è possibile ottenere queste informazioni anche in una fase iniziale del webinar attraverso la diffusione di sondaggi a cui rispondere e da analizzare in diretta.

Focus del webinar

Un altro aspetto preliminare è quello di focalizzare il webinar sulla base degli obiettivi da raggiungere e scegliere i contenuti e i relatori più adatti per il nostro pubblico di riferimento. Ma cosa significa definire gli obiettivi del webinar? Significa descrivere con precisione l’obiettivo da raggiungere e in base a questo scegliere i contenuti migliori che possono essere file da condividere, video, sondaggi, test. L’importante è che tutto sia preparato con cura, personalizzato, mirato e ritagliato su misura per gli obiettivi che vogliamo raggiungere.

Su questo tema occorre prestare attenzione al format del webinar che è un modo straordinario di orientare la singola persona e la platea sui diversi momenti dell’evento formativo.

Teleskill Live Webinar si compone di molteplici finestre e funzionalità user friendly (condivisione delle slides e dello schermo, domande al relatore, chat, sondaggi, etc..) consentendo la creazione di diversi format e di personalizzare il layout in base alle esigenze e al momento del webinar.

Il valore del format del webinar

Il format del webinar deve essere pensato in base allo scopo dell’evento e alle esigenze dei partecipanti. Ad esempio, un webinar di formazione ha un format diverso da uno di marketing o uno di training.

E anche all’interno del settore formazione, il format dell’aula virtuale è diverso da quelli di altri eventi. Nel caso dell’aula virtuale, infatti, diventa necessario che il format permetta di replicare in modo fedele quanto avverrebbe in una classe con formazione frontale, in presenza. Bisogna che il software preveda funzionalità specifiche per la formazione che consentano di replicare telematicamente gli elementi di un corso in aula, e tra questi:

• somministrare questionari multipli in diretta con accesso immediato ai risultati per un commento live da parte del docente
• essere integrato a una piattaforma e-learning in modo che i dati di risposta ai questionari si vadano a integrare nel percorso formativo
• tracciare ogni genere di informazione, compreso il tempo netto di partecipazione, ovvero non da quando un utente si connette, ma da quando il docente avvia la lezione: ciò è possibile grazie al pulsante “inizia lezione”, che permette, come detto sopra, di tracciare la presenza netta al webinar, senza calcolare i tempi di attesa per l’inizio della lezione
• registrare la diretta, scegliendo il formato e cancellando quelle parti che non sono utili a una visione on-demand (chat/lista partecipanti/lista dei file/ etc.)
• condividere e visualizzare ogni genere di documento formativo
• consentire sempre una comunicazione diretta col docente tramite la funzione alzata di mano e permettere all’utente di mostrare “sono d’accordo” / “non sono d’accordo” che simula il sì con la testa che un docente osserva durante la sua lezione residenziale.

Il vantaggio del format personalizzabile in un webinar

Come si vede in un webinar la personalizzazione del format permette di “movimentare” ciò che vede il partecipante, personalizzando il lay out e di “segnalargli” con rapidità i diversi momenti del webinar: presentazione, interazione, test, approfondimento o altro ancora.

Questo significa che, in tempo reale, grazie alla combinazione e attivazione di singole finestre che corrispondono a specifiche funzionalità, si possono creare format e aspetti differenti a seconda dei momenti della lezione e della volontà del formatore. Sfruttando la funzionalità “a finestre” il relatore può organizzare l’aula a suo piacimento, ad esempio intervallando momenti interattivi con chat/sondaggi a lezioni frontali con slide.

In Teleskill Live esistono già alcuni layout predefiniti: presentazione discussione e share (condivisione) e si attivano facilmente dal menu che trovi sulla barra degli strumenti.

In ogni momento si può nascondere agli utenti la singola finestra posizionandola a margine dello schermo.

E se si chiude per errore per errore una finestra? Niente di più semplice, si può riaprirla facendo clic sul menù funzionalità, selezionando la finestra chiusa per errore, che verrà così riaperta.

Ognuna di queste operazioni può essere svolta dall’organizzatore o dal conference manager in modo rapido e fluido e contribuire a catturare l’interesse del partecipante.

Assistenza specialistica per i tuoi webinar

L’interfaccia grafica personalizzabile è solo uno dei tanti strumenti che rendono Teleskill Live il software numero uno per la formazione, con particolare riferimento a formazione obbligatoria e accreditata. Potrebbe quindi essere naturale chiedere il supporto del team di specialisti Teleskill per gestire i tuoi webinar insieme a te. Il servizio di assistenza e consulenza di Teleskill, chiamato Training Angel, ti può aiutare nella preparazione e personalizzazione del webinar in ogni fase del progetto e ti garantisce un’assistenza e una consulenza su misura. Ciò include, solo per fare qualche esempio,  la gestione delle iscrizioni, la creazione di una stanza virtuale assistita per provare la postazione degli utenti, il supporto tecnico agli utenti tramite un call center e la gestione del setting hardware.

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