La pandemia e le misure di prevenzione da adottare rendono impossibile organizzare convegni ed eventi in modo tradizionale. Si vanno sempre di più diffondendo gli eventi online, che vanno però pensati a monte per una fruizione digitale, ottimizzando tutte le caratteristiche che la rete internet può offrire. Anche in fase di follow up.

Le funzioni di convegni, conferenze, eventi di settore sono molteplici: condivisione di esperienze e conoscenze, intreccio di relazioni, scambio di opportunità e molto altro ancora; si tratta quindi di uno strumento prezioso che aziende, enti, associazioni hanno un grande bisogno di utilizzare, oggi data l’emergenza sanitaria, sfruttando i vantaggi di un evento o una conferenza online.

Una premessa è però necessaria: perché il convegno abbia successo, coinvolga, sia memorabile e raggiunga gli obiettivi prefissati non può basarsi solo su una serie più o meno lunga di videoconferenze. L’evento online va progettato, costruito e realizzato in modo specifico per la fruizione digitale.

Si rende quindi necessario dotarsi non solo di una piattaforma efficace per convegni estesi, in grado di “reggere” centinaia o migliaia di partecipanti, magari suddivisi in più sale convegni contemporanee. Quello che fa la differenza, in questo preciso momento, sono i servizi aggiuntivi agganciati al convegno online, che facilitano l’organizzatore, ma soprattutto i partecipanti in ogni fase della conferenza online: prima, durante e dopo.

Proviamo a vedere come progettare un evento online, stilando una lista di possibili ingredienti di successo:

1. Ideazione e sviluppo di un portale dedicato all’evento online con funzioni specifiche
2. Predisposizione della piattaforma per la diretta anche in diverse sale convegno e con sessioni multiple
3. Tracciamento della partecipazione dei singoli utenti durante il tempo del convegno e dell’evento
4. Rilascio di eventuali crediti formativi e attestati di partecipazione
5. Registrazione evoluta delle sessioni e successivo caricamento nel portale
6. Possibilità di follow up dell’evento

Passiamo adesso a sviluppare la nostra lista, cercando di condividere cosa “contiene” ogni voce della lista.

Portale dedicato all’evento online con funzioni specifiche

Si tratta della “porta di accesso” al convegno online, e quindi ai suoi eventi. Un sito web dedicato che supporta diverse funzioni:

registrazione dell’utente che può accedere al portale mediante username e password e trovare al suo interno il welcome kit con tutte le informazioni necessarie riguardanti il convegno online: news, materiale informativo e tutto ciò che si potrebbe trovare recandosi ad un evento fisico.

Amministrazione dati utente. In caso di convegno a pagamento, il portale può essere dotato di applicazioni e-commerce integrate per acquisto, inoltro e fatturazione degli ingressi, con conseguente invio automatico delle credenziali per l’accesso.

Area relatori. In questa sezione i relatori potranno presentarsi con un video o con immagini, testi e brevi biografie.

Programma e abstract degli interventi. Questa sezione ospita il programma giornaliero del convegno; per ogni relatore sarà disponibile un breve sommario della sua relazione. Può anche ospitare un welcome kit digitale.

Spazi riservati agli sponsor. Nel portale gli sponsor potranno comunicare e diffondere i loro materiali, scaricabili dall’utente, e valorizzare il supporto al convegno anche in modo maggiore rispetto a un evento in presenza. Il digitale, infatti, non ha il limite degli orari di apertura e chiusura di una sala convegni fisica.

Materiali di comunicazione e digital pr del convegno. Il portale ospiterà anche il kit necessario per le media relations. In un’area dedicata sarà quindi possibile reperire testi, immagini, video di possibile utilizzo per i media tradizionali e digitali, unito a una sala stampa virtuale, e modulo di registrazione dei giornalisti interessati all’evento online.

Diretta in diverse sale convegno e con sessioni multiple

Il portale ospita le diverse sale conferenza online che possono avere anche sessioni contemporanee.

Una volta ottenuto l’accesso al portale, l’utente può fruire del programma dell’evento e può accedere alle sessioni che è intenzionato a seguire a distanza. Come anticipato, di ogni sessione sarà possibile leggere le informazioni circa relatori e temi presi in esame. Così come durante un evento in presenza, l’utente può spostarsi all’interno di un ambiente seppur virtuale. Può muoversi da una sessione all’altra come e quando ritiene più opportuno. Inoltre, può confrontarsi con i partecipanti utilizzando l’apposita chat.

Tracciamento della partecipazione dei singoli utenti durante il tempo del convegno e dell’evento

I report sulle attività del singolo utente sono utili al fine di valutare se ha seguito le sessioni per un tempo idoneo al rilascio delle certificazioni. Si potrebbe decidere, infatti, che per rilasciare un eventuale attestato è opportuno valutare per quanto tempo l’utente ha seguito l’evento.

Il tracciamento riguarda ogni tipo di attività che l’utente effettua. Like e commenti, risposte a test e sondaggi rilasciati in diretta, sale convegni visitate e tempi reali di permanenza. Questi dati sono estremamente utili per successivi follow-up, ma anche per validare il rilascio di eventuali attestati.

Rilascio crediti formativi e attestati

Una delle pagine del portale sarà riservata al download del certificato di partecipazione nominativo che verrà generato in automatico se saranno accertate certe condizioni. Ad esempio potrà essere rispettata una determinata percentuale di partecipazione durante la sessione in termini di tempo e di scelta dell’organizzatore oppure le risposte giuste o sbagliate date ai vari questionari.

Registrazione evoluta delle sessioni e successivo caricamento nel portale

L’evento sarà registrato e fruibile nel portale editato e ottimizzato per una visione post convegno, ad esempio senza le parti superflue che andavano bene durante la diretta, come le chat, generando di fatto in maniera automatica un video fatto solo dai relatori e dal materiale presentato.

Il caricamento dei contenuti in modalità ottimizzata (magari suddividendola per interventi e indicizzandola per un facile reperimento) è una parte importante dei servizi aggiuntivi perché prolunga il convegno nel tempo e realizza fidelizzazione del partecipante.

Possibilità di follow up dell’evento

A seguito del convegno tutti gli utenti partecipanti potranno accedere e fruire dei contenuti e delle registrazioni per un determinato lasso di tempo. Questo servizio sarà fondamentale per permettere agli utenti registrati di fruire ancora una volta della sessione e di confrontarsi con gli altri partecipanti per mezzo di forum e comunità di pratica per argomento, ma anche per mettere a disposizione sessioni ulteriori di approfondimento mediante webinar con relatori. Il tutto servirà a fornire l’opportunità di poter “fare rete” tra tutti gli attori del convegno: organizzatore, relatori, partecipanti, sponsor.

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