Il tempo speso in ricerche di documenti interni si riduce con il nuovo tool di Web Academy, la piattaforma all-in di Teleskill.

Nel 2013 Accenture pubblicò una ricerca sui problemi legati alla ricerca interna d’informazioni aziendali, con un dato impressionante: il 42% degli addetti, a causa di difficoltà legate alle ricerche interne di documentazione, usava l’informazione sbagliata, almeno 1 volta a settimana.

A distanza di anni è probabile che il dato sia ancora più elevato. Oggi, infatti, sono aumentati i numeri di documenti che si generano in un’azienda, basti pensare solo a quante volte non troviamo rapidamente una e-mail che cerchiamo, o il suo allegato. A tutto questo si aggiunga l’iperconessione a un universo digitale ricco di stimoli, aggiornamenti, notifiche, link, documentazione. Oggi, inoltre, gli scenari sono più competitivi e più performanti. Poche aziende possono permettersi di basarsi su informazioni errate, come quelle denunciate dalla ricerca di Accenture, o addirittura di non reperire un documento.

Nasce da queste considerazioni l’idea di concentrare l’intero universo aziendale in un unico luogo virtuale, in una sorta di “nuvola privata”.

Il concept è alla base di Web Academy la piattaforma aziendale all-in progettata da Teleskill per Aziende, Enti, Associazioni. Web Academy svolge funzioni di formazione, informazione, collaborazione, comunicazione, tutto integrato in una piattaforma semplice da gestire per gli amministratori e facile da usare per gli utenti. E in cui è semplicissimo rintracciare i documenti, i video, i webseminar, i progetti condivisi, grazie alle funzioni del Motore di Ricerca Documentale integrato.

Il Motore di Ricerca Documentale è un vero e proprio search engine management tool integrato nella piattaforma, che permette a tutti gli utenti della piattaforma di ricercare parole, o combinazioni di parole all’interno dei documenti presenti in piattaforma. E sempre con una precisione e una velocità che sono il vero valore aggiunto di Web Academy, in tempi in cui occorre ottimizzare e gestire al meglio il tempo dedicato a un progetto, soprattutto negli ambiti dello smart working e delle task force impegnate in comunità di pratica.

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L’esigenza di rintracciare documenti interni all’organizzazione può presentarsi per vari motivi, ma da sempre costituisce un problema, soprattutto nell’ambito delle organizzazioni complesse. Proprio per questo le suite di lavoro collaborativo, come Google, Dropbox, Evernote prevedono un motore di ricerca interno. Nel caso di Web Academy, la piattaforma aziendale all-in, i vantaggi sono però di 3 tipi:

• unicità; c’è una sola piattaforma per tutte le esigenze di formazione, archiviazione, collaborazione, comunicazione dell’azienda, evitando così dispersione, frammentazione e spreco di tempo;
• tracciabilità; l’attività di ricerca documentale degli utenti (così come le altre attività) sono tracciabili, permettendo di migliorare, nel tempo, gestione dei flussi, iniziative, specificità dei corsi online;
• riservatezza delle informazioni;  il dipendente potrà ricercare esclusivamente i documenti che sono di sua competenza (brand, business unit, aree territoriali, funzioni, ecc.) evitando  il rischio di accedere a documenti che non siano pertinenti con la propria categoria.

Una ricerca documentale è il primo strumento per far affezionare i collaboratori alla piattaforma.

Secondo una ricerca Google del 2015 il 42% dei consumatori italiani utilizza lo smartphone per cercare informazioni. Ma se ci si può affidare a una piattaforma aziendale non si ha alcun bisogno di disperdere tempo e attenzione altrove e di infarcire la propria ricerca con informazioni non rilevanti. Ecco allora che Web Academy diventa per le Aziende, oltre che una piattaforma all-in di collaborazione, comunicazione, informazione e formazione anche un efficace metodo per creare fidelizzazione, cultura aziendale, brand loyalty.

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