L’efficienza lavorativa ha acquisito un’importanza sempre maggiore in un contesto caratterizzato da fluidità degli scenari economici e dai rapidi cambiamenti imposti dal post-pandemia. È un fattore che impatta molto sulla produttività aziendale e che può essere migliorato con un mix di buone prassi e tecnologia.

Il tema della produttività aziendale è sempre stato di grande interesse per il management e per i responsabili risorse umane. La produttività di un’impresa è influenzata da diversi fattori, primo tra tutti quello della trasformazione digitale, ma quello che appare più rilevante attualmente riguarda l’efficienza lavorativa del singolo e dei team.

Soprattutto nello scenario post pandemico, in un’epoca di lavoro da remoto estremamente diffuso, l’efficienza lavorativa ha assunto un ruolo centrale che non ha più a che fare con le ore lavorate, quelle che prima, obbligatoriamente, si passavano sul luogo di lavoro, ma con gli obiettivi da raggiungere.

Nel lavoro da remoto, che sia caratterizzato da modalità di smart working o più semplicemente di telelavoro, non è così semplice contabilizzare se, per un lavoro svolto con successo, sono state impiegate cinque, dieci o venti ore, ma piuttosto se è stato realizzato nei tempi e con le modalità concordate.

Perché ciò accada occorre migliorare con continuità l’efficienza lavorativa del singolo e dei gruppi attraverso cinque attività principali.

Proporre una visione aziendale sul cambiamento.

Nei mesi scorsi si è sentito spesso ripetere “niente sarà più come prima”. L’affermazione è indiscutibile, ma l’efficienza lavorativa necessita di certezze e stabilità. I vertici aziendali dovrebbero quindi sforzarsi di comunicare con più frequenza alle risorse umane informazioni su come l’organizzazione affronterà le nuove sfide e con che strumenti sarà possibile gestire il cambiamento con successo. Molti software di videoconferenza permettono di registrare dei video ed editarli con semplicità. Il presidente o il CEO dell’azienda possono registrare questi messaggi di tanto in tanto e diffonderli ai collaboratori, migliorando fiducia ed empatia con l’impresa.

Condivisione degli obiettivi.

Le persone lavorano meglio se sanno cosa sta succedendo in azienda e quali sono i temi caldi del momento. Per questo la comunicazione interna oggi assume un ruolo da protagonista in aziende di ogni dimensione. La videoconferenza è un degli strumenti più usati per aggiornare tutti i collaboratori, anche quelli non in sede o presenti in agenzie e filiali sul territorio. L’efficienza lavorativa migliora se queste riunioni sono frequenti e sintetiche e se si utilizza un software di videoconferenza professionale che protegga informazioni riservate e altri dati sensibili condivisi online.

Formazione aziendale e lifelong learning.

Mantenere manager e collaboratori aggiornati ha il duplice valore di rendere l’azienda più competitiva sui mercati e di rendere le persone più efficienti. Attualmente la formazione in aula è sottoposta ad alcune limitazioni. Sempre più spesso, anche per motivi di riduzione del budget, si ricorre quindi a webinar di formazione online in diretta, con i partecipanti collegati da remoto e condivisione di sondaggi o test per verificare partecipazione e apprendimento. Sempre più aziende si sono strutturate con Academy aziendali che, grazie a piattaforme e-learning, realizzano percorsi formativi più strutturati in cui oltre ai webinar sono previsti strumenti di formazione asincrona. Secondo le ultime stime le Academy aziendali in Italia sono oltre 100 e la quasi totalità delle imprese, il 95%, prevede attività formative.

Accanto alla formazione aziendale, l’efficienza lavorativa viene anche incrementata da iniziative di lifelong learning, un processo di formazione continua che va incontro ai frequenti mutamenti della società e alla necessità di aggiornare conoscenze e competenze anche in modo disgiunto dagli obiettivi di formazione aziendale.

Piattaforme di informazione, comunicazione e collaborazione online.

Mercati sempre più competitivi e dinamici richiedono da parte delle aziende soluzioni più flessibili e rapide. Dato che per molte aziende è complesso radunare in modo rapido tutti i collaboratori le piattaforme aziendali riscuotono un sempre maggiore successo. Con queste risorse online è possibile programmare videoconferenze e webinar, creare archivi online di ogni tipo di documento digitale, creare team di lavoro che collaborino a distanza su obiettivi condivisi. Si pensi ad esempio a una videoconferenza con 50 partecipanti che debbano risolvere un problema. Attraverso Teleskill live, ad esempio, è possibile suddividere i partecipanti in gruppi e farli lavorare in stanze separate per tornare poi in plenaria e confrontare le soluzioni.

Ascolto attivo dei collaboratori.

Anche se questa voce è la quinta del nostro elenco non è certo l’ultima in ordine di importanza. Soprattutto in questo nuovo scenario è importante conoscere l’opinione dei collaboratori. Se, come spesso accade, non c’è il tempo di una videoconferenza “one to one” con ogni persona, si possono creare dei meeting online in cui sottoporre ai partecipanti dei sondaggi che, una volta tracciati ed elaborati, restituiscano una istantanea del clima aziendale, e del sentiment dei collaboratori rispetto alle questioni più importanti.

Come si vede questi cinque consigli uniscono tecnologia e buone prassi e possono essere utili per incrementare, o accrescere, l’efficienza lavorativa, ma al tempo stesso, migliorare il rapporto collaboratore azienda, un requisito sempre più prezioso per raggiungere nuovi obiettivi e nuove quote di mercato.

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