Le nuove norme non permettono di realizzare convegni e conferenze perché contrastano con le direttive volte a evitare assembramenti e scoraggiare distanze ravvicinate. La soluzione è creare un convegno online con caratteristiche specifiche per la fruizione digitale.

Nonostante le difficoltà dovute a uno scenario non certo favorevole all’organizzazione di convegni, conferenze ed eventi per la meeting industry possono esserci prospettive allettanti: secondo il il Future Trends Report 2020, pubblicato da CWT Meetings & Events il settore potrebbe ancora registrare segnali positivi. Il fattore scatenante è la digitalizzazione, con la creazione di siti web per eventi a un ritmo di crescita rapida del 52% anno su anno. Un dato legato al fatto che un numero crescente di clienti utilizza i siti web e i social media per stimolare un maggiore coinvolgimento. I dispositivi mobili stanno inoltre aggiungendo nuove funzionalità con applicazioni che vanno a integrare l’esperienza dell’evento vissuto attraverso un monitor.

Teleskill ha già da tempo intuito questo trend e si è dotata di una piattaforma per convegni e conferenze online che permette di affiancare l’organizzatore in ogni fase dell’attività.

In questo articolo vediamo come.

Preparare e organizzare un evento digitale è senz’altro un compito da effettuare con cura. È bene avere obiettivi precisi, molto definiti a cui poter affiancare poi la consulenza e l’assistenza Teleskill nelle diverse attività che si andranno a realizzare, ad esempio:

• Progettazione e sviluppo di un portale ad accesso riservato.
• Gestione e realizzazione della diretta anche in più sale convegno con sessioni parallele.
• Tracciamento delle attività del singolo utente durante le ore del convegno e dell’evento.
• Rilascio attestati e crediti formativi.
• Follow up dell’evento.

Cosa bisogna fare prima di una conferenza online.

Parola d’ordine: accoglienza.

L’ideale sarebbe poter avere un portale ad accesso riservato che ospita l’evento, dotato di una sezione per la registrazione e i servizi informativi. Qui i partecipanti potrebbero trovare il programma della conferenza e il desk di registrazione per poter procedere online a tutte le pratiche di iscrizione al convegno. Potrebbero quindi ottenere user e password per accedere a tutti gli eventi e spostarsi da una sala conferenza all’altra.

Dato che i convegni online sono per certi versi una novità, l’approccio Teleskill è quello di privilegiare la user experience del visitatore; nella home page di registrazione è tutto facile da rintracciare e intuitivo. Spazio per gli sponsor, programma del convegno online, biografia dei relatori, sinossi degli interventi, aree di condivisione e collaborazione e tanto altro ancora.

A cosa bisogna pensare durante la conferenza online.

Semplicità e coinvolgimento.

Il partecipante è il protagonista dell’evento online. La fruizione va quindi facilitata al massimo e va incentivato il suo coinvolgimento con possibilità di interagire in audio e video con relatori e partecipanti. Il suo parere conta, quindi sondaggi di gradimento potrebbero essere distribuiti in varie fasi del convegno. Vanno inoltre privilegiate le chat interne e le aree di webinar in cui si può approfondire un argomento con il singolo relatore.

Di grande interesse è inoltre la possibilità di realizzare convegni online con ambientazione in tre dimensioni (3D). Come in un videogioco, per ogni partecipante viene creato un avatar che è libero di muoversi nelle diverse sale dell’evento 3D, visitare gli stand virtuali, interagire con gli altri partecipanti, con i relatori e con gli sponsor oltre a naturalmente seguire le conferenze e i diversi relatori. I convegni e le conferenze online possono essere realizzati anche con tecnologie di realtà aumentata, creando suoni, immagini, filmati visibili attraverso i device dell’utente.

Cosa avviene dopo la conferenza online.

Il valore di creare una comunità.

Il follow up è un momento di grande valore per l’organizzatore perché permette di creare una relazione con il partecipante che va oltre il singolo convegno online. Si può ad esempio creare un archivio online, strutturato e correlato, a disposizione dei partecipanti anche dopo il convegno.

A Conferenza conclusa i partecipanti potrebbero ottenere l’attestato di partecipazione e avere un accesso riservato ai contenuti del portale fino  alla data del prossimo evento. Il  sito della conferenza potrebbe riportare catalogati per giornata e per sala convegni tutti gli interventi dei relatori che sono stati videoregistrati.

Anche altro tipo di materiale come articoli e pubblicazioni potrebbe essere disponibile sul portale.

Infine, il follow up è di particolare interesse per gli sponsor che tramite webinar tematici potrebbero ulteriormente proseguire l’attività di marketing con il singolo o gruppi di partecipanti.

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