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Come organizzare convegni e eventi online

Pubblicato da Teleskill Italia | 15/Apr/2020

L’emergenza sanitaria modifica l’organizzazione di convegni e eventi che si possono però organizzare online, via web. In questo articolo vediamo come si può organizzare un convegno online.

Per quanto possa sembrare una novità i convegni e gli eventi online sono stati realizzati con successo anche in passato. Nell’esperienza Teleskill è capitato spesso che terminasse la disponibilità di posti in sala per un  convegno e un evento in presenza e venisse richiesta la diretta del convegno in altre salette adiacenti o lo streaming (convegno esteso) disponibile per chi non aveva trovato posto; queste persone avrebbero potuto seguire il convegno da smartphone, tablet o pc ovunque si trovassero, ma anche interagire con i relatori con domande e richieste di approfondimento, replicando quanto sarebbe potuto avvenire in sala.

Le implementazioni del convegno online.

Oggi però, quella che prima era un’eccezione, oppure la volontà di raggiungere più target con la modalità del convegno esteso, diventa una necessità e cambiano anche le caratteristiche di un convegno online.

In Teleskill, sulla base di esperienze di successo già realizzate con Teleskill live abbiamo strutturato una practice che sta generando molto interesse. Vediamola per fasi.

  • Progettazione e sviluppo di un portale ad accesso riservato.
  • Gestione e realizzazione della diretta anche in più sale convegno con sessioni parallele.
  • Tracciamento delle attività del singolo utente durante le ore del convegno e dell’evento.
  • Rilascio attestati e crediti formativi.
  • Follow up dell’evento

Portale ad accesso riservato

La prima fase si basa sulla progettazione e sviluppo di un portale ad accesso riservato. Si tratta di un portalino a cui si accede con username e password che contiene le info dell’evento, news, materiali di approfondimento, spazio per eventuali sponsor, inclusa la presenza di loghi, brochure, video promozionali di eventuali sponsor e altri materiali che di norma sarebbero presenti in un evento e in un convegno in presenza.

Programma e accesso alle sessioni parallele dell’evento e del convegno

Nel portale l’utente trova il programma del convegno e la possibilità di accedere alle sessioni che intende seguire. Una volta visitata la singola sessione per l’utente sono disponibili info su relatori e temi trattati, materiali di approfondimento, collegamento alla diretta interattiva della sessione, questionari di gradimento o di valutazione (a risposta multipla) ed eventuale attestato di partecipazione.

Tracciamento delle attività del singolo utente durante le ore di convegno.

Come in un convegno “dal vivo” l’utente è libero di muoversi nell’ambiente: seguire una sessione per un tot di tempo, visitarne un’altra, seguire una terza sessione e così via. In base ai desideri dell’organizzatore, è libero anche di incontrare gli altri presenti al convegno e di comunicare via chat.

I report sulle attività del singolo utente sono utili al fine di valutare se ha seguito le sessioni per un tempo idoneo al rilascio delle certificazioni .

Lanciando sondaggi continui è possibile mantenere alta la curva dell’attenzione dei partecipante e contemporaneamente tracciare ogni genere di interesse, preferenza o soddisfazione in tempo reale. Ad esempio, per eventi o convegni a scopo promozionale o di marketing sarà possibile sottoporre un sondaggio per ogni funzionalità / caratteristica del prodotto presentato, ottenendo in tempo reale le preferenze e l’opinione di tutti i partecipanti e dei singoli partecipanti al prodotto o servizio.

Questo potrebbe essere utile per avere feedback fondamentali per follow-up successivi o semplicemente per adattare la presentazione all’uditorio.

Rilascio attestati e crediti formativi.

In una sezione del portale è possibile scaricare l’attestato di partecipazione personale e nominativo, automaticamente, al verificarsi di determinate condizioni, come ad esempio una percentuale di partecipazione alla sessione, per una durata a scelta dell’organizzatore, o la risposta a questionari formativi tracciati nelle risposte giuste o sbagliate.

Follow up del convegno online

Il convegno verrà registrato e messo a disposizione nel portale togliendo quelle parti (ad esempio la chat) che non sono gradite nella visione del convegno registrato e che tolgono quell’apparenza di evento “riciclato”, che potrebbe essere fastidiosa per chi vede il video del convegno per la prima volta. Tramite il portale tutti i partecipanti avranno accesso ai contenuti per un tot di tempo dopo l’evento. Questa opportunità è utile per la fidelizzazione degli iscritti e permette di rivedere le sessioni e dialogare con gli altri partecipanti (forum e comunità di pratica professionalizzanti), sessioni di approfondimento tramite webinar con i relatori, oltre ad avere notizia di altre iniziative, messaggi da parte degli sponsor e in generale rimanere in contatto per fare networking con i partecipanti, con i relatori e con gli organizzatori.

Assistenza dedicata all’evento online.

Teleskill prevede un servizio di assistenza prima, durante e dopo il convegno online. Il servizio si chiama Training Angel, e, oltre ad affiancare l’organizzatore nella fase di progettazione dell’evento via web, può offrire servizi aggiuntivi come assistenza operativa, assistenza continua durante l’evento, report e analisi dei dati di partecipazione e coinvolgimento ottenuti durante il congresso.

L’assistenza operativa prevede un collaboratore Teleskill che prima, durante e dopo il convegno online fornisca tutti quei supporti a cui l’organizzatore non può dedicarsi: ad esempio, gestione delle iscrizioni, sala d’attesa  assistita per provare la postazione degli utenti, supporto dell’organizzazione per la sala da cui si trasmette, supporto tecnico agli utenti tramite call center, gestione del setting hardware e tanti altri dettagli che contribuiscono a fare la differenza per la riuscita di un convegno online.

Anche se oggi può essere una necessità i vantaggi di un convegno online sono davvero tanti; in convegni tradizionali, spesso la logistica e il costo di alcune location in città come Roma o Milano hanno reso difficile l’organizzazione di un evento. In eventi con migliaia di iscritti è risultato inoltre complicato gestire la segretaria organizzativa e la componente amministrativa. E altre volte ancora si è assistiti a lamentele sull’organizzazione (ad esempio: “eravamo nella sala interrata dell’hotel e non prendeva né il wi fi, né il telefono”). Il digitale naturalmente evita questi e altri imprevisti migliorando il confort dell’utente, non solo perché gli evita di spostarsi, ma spesso migliorando visione e ascolto dei relatori e fruizione delle slides e degli altri materiali.

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